Skrivelse om nye retningslinier for institutionernes opgørelse og anvendelse af overskud fra salg af varer til de indsatte

 

På given foranledning skal direktoratet hermed fastsætte følgende retningslinier for institutionernes opgørelse og anvendelse af overskud fra butiksdrift.

Retningslinierne er alene gældende for de institutioner, der forestår salg til de indsatte af genstande, der indkøbes ved institutionens egen foranstaltning og sælges i en egentlig butiksordning.

Retningslinierne gælder tillige i situationer, hvor der i forbindelse med salg til de indsatte efter forudgående bestilling på købeliste opnås rabat ved fællesindkøb.

1. Kontering

Indtægter og udgifter i forbindelse med salg af varer til de indsatte skal indgå i institutionernes almindelige driftsregnskab. Det følger heraf, at diverse indtægter og udgifter skal konteres under de respektive konti i driftsregnskabet.

2. Opgørelse af årets overskud

Uanset overnævnte konteringsforpligtelse skal der efter hvert regnskabsårs afslutning foretages en særskilt opgørelse af butikkens overskud for det pågældende år.

Ved opgørelsen medregnes ikke udgifter til medhjælp eller til afskrivning og forrentning af inventar mv.

Butiksoverskuddet skal således alene udvise differencen mellem det samlede indkøb og det samlede salg i regnskabsårets løb med forbehold for forskydning i beholdning ved årets begyndelse og afslutning.

Såfremt der er institutioner, hvor der i forbindelse med salg til de indsatte efter bestillingsliste opnås rabat ved fællesindkøb, skal der tilsvarende foretages en opgørelse af overskuddet.

Direktoratet kan efter en konkret vurdering pålægge den enkelte institution at indbetale en del af overskuddet til en af direktoratet administreret fælles pulje, jf. nedenfor.

3. Dokumentation af overskud

Institutionerne er senest 3 måneder efter et regnskabsårs afslutning forpligtet til at udarbejde et internt regnskab, der dokumenterer, hvordan overskuddet fremkommer i overensstemmelse med anvisningerne i punkt 2.

Redegørelsen skal udleveres til repræsentanter for de indsatte umiddelbart efter udarbejdelsen.

4. Disponering af overskud

Det opgjorte overskud skal anvendes til formål, der ikke er fastsat ved anden bestemmelse og som kommer de indsatte i almindelighed til gode. Dette skal ske i forbindelse med fritidsaktiviteter, underholdning, udsmykning, forsorgsmæssig øjemed eller lignende.

Overskuddet skal disponeres efter samråd med repræsentanter fra de indsatte på baggrund af lokale retningslinier herfor.

5. Dokumentation for overskuddets disponering

Overskuddets anvendelse skal dokumenteres i form af en årlig opgørelse, der skal udarbejdes senest 3 måneder efter regnskabsårets slutning.

Opgørelsen skal redegøre for anvendelse af overskuddet i det pågældende regnskabsår.

Et eventuelt uforbrugt overskud skal fremgå af det pågældende års interne regnskab for overskuddets dokumentation og overføres næste års beholdning med angivelse heraf.

Redegørelsen skal udleveres repræsentanter for de indsatte umiddelbart efter udarbejdelsen.

6. Direktoratets pulje til velfærdsfremmende foranstaltninger

Som angivet i afsnit 2 kan direktoratet efter en konkret vurdering pålægge den enkelte institution at aflægge en del af overskuddet til en af direktoratet administreret fælles pulje.

Formålet med puljen er at fordele midler til velfærdsfremmende foranstaltninger for indsatte i kriminalforsorgens institutioner.

Ophævelse af tidligere regler

Ved nærværende skrivelse ophæves direktoratets cirkulæreskrivelser af 14. maj 1968 om anstalternes butikskonto samt direktoratets skrivelse af 19. januar 1996 (fejlagtigt dateret 19. januar 1995) for så vidt angår ændringen vedrørende velfærdsfremmende foranstaltninger til de indsatte.