I skrivelse af 22. november 1990 anmodede A Direktoratet for Kriminalforsorgen (DFK) om aktindsigt i en forsorgsjournal. Den 27. november 1990 meddelte DFK A, at der skulle indhentes forskellige udtalelser, hvorfor det kunne vare nogen tid, inden A ville modtage svar. Den 30. november 1990 modtog DFK de udbedte udtalelser og journalnotater fra en afdeling under kriminalforsorgen. DFK traf ved skrivelse af 9. januar 1991 afgørelse vedrørende A's anmodning am aktindsigt.

Ombudsmanden fandt det endvidere kritisabelt, at A's anmodning om aktindsigt ikke blev besvaret snarest efter DFKs modtagelse af journalnotaterne. (J. nr. 1991-122-615).

A klagede over Direktoratet for Kriminalforsorgens manglende besvarelse af en anmodning om aktindsigt.

Af sagens akter fremgik det bl.a., at A den 8. november 1990 klagede til Direktoratet for Kriminalforsorgen over en forsorgsmedarbejder. A anførte i den forbindelse konkrete episoder, hvori den pågældende forsorgsmedarbejder havde været involveret.

I skrivelse af 22. november 1990 anmodede A direktoratet om aktindsigt. Han begrundede anmodningen med, at han havde modtaget 2 sider af forsorgsjournalen, og at han fandt, at der den var "en hel del urigtighed", De nævnte sider vedrørte tilførsler foretaget af forsorgsmedarbejderen.

Direktoratet for Kriminalforsorgen meddelte A i skrivelse af 27. november 1990, at hans henvendelser af 8. og 22. november 1990 var taget under behandling, og at der skulle indhentes forskellige udtalelser, hvorfor det kunne "vare nogen tid", inden A ville modtage svar.

I skrivelse af 18. december 1990 til Direktoratet for Kriminalforsorgen klagede A bl. a. over, at han endnu ikke havde modtaget de udbedte akter.

Direktoratet for Kriminalforsorgen frem sendte til A i skrivelse af 9. januar 1991 kopi af forsorgsjournalens s. 16-24. I en udtalelse i anledning af klagen til mig oplyste Direktoratet for Kriminalforsorgen bl.a., at besvarelsen af A's anmodning om aktindsigt var blevet forsinket som følge af, at A's klage efter klageskrivelsernes indhold var blevet behandlet i to forskellige kontorer i direktoratet,

Jeg udtalte følgende i en skrivelse til A:

" ...

Bestemmelsen i § 16, stk. 2, i lov nr. 571 af 19. december 1985 (forvaltningsloven) har følgende ordlyd:

"Myndigheden afgør snarest, om en begæring kan imødekommes Er begæringen ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at begæringen er modtaget af myndigheden, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge."

I skrivelsen af 27. november 1990 meddelte Direktoratet for Kriminalforsorgen Dem, at Deres henvendelser af 8. og 22. november 1990 var taget under behandling. Direktoratet tilføjede: "Da der skal indhentes forskellige udtalelser i sagen, vil det kunne vare nogen tid, inden De modtager svar."

Da begge Deres skrivelser af 8. og 22. november 1990 indeholdt klager over en forsorgsmedarbejder udgør direktoratets skrivelse af 27. november 1990 efter min opfattelse ikke en tilstrækkelig klar meddelelse til Dem vedrørende grunden til, at Deres anmodning

om aktindsigt af 22. november 1990 ikke var imødekommet eller afslået inden 10 dage efter begæringens modtagelse. Jeg har herved lagt vægt på, at det ikke helt klart fremgår, at der også i anledning af Deres anmodning om aktindsigt ville blive indhentet en udtalelse. Jeg har endvidere lagt vægt på, at en afgørelse af aktindsigtsspørgsmålet formentlig tillige har afventet direktoratets modtagelse af journalnotaterne, der beroede i kriminalforsorgens afdeling (X-by).

Til belysning af spørgsmålet om, hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge, meddelte Direktoratet for Kriminalforsorgen, at "det vil kunne vare nogen tid". En sådan ubestemt og vag tidsangivelse finder jeg ikke i overensstemmelse med forvaltningslovens krav om angivelse af et forventet tidspunkt for afgørelsen.

Jeg har samtidig hermed gjort Direktoratet for. Kriminalforsorgen bekendt med min opfattelse, hvorefter direktoratets meddelelse til Dem i skrivelsen af 27. november 1990 ikke opfylder kravene i forvaltningslovens § 16, stk. 2, 2. pkt.

Af sagen fremgår det, at Direktoratet for Kriminalforsorgen den 30. november 1990 modtog udtalelsen af 29. november 1990 fra kriminalforsorgens afdeling i (X-by). Da journalnotaterne ikke ses fremsendt til direktoratet på et senere tidspunkt, må jeg gå ud fra, at disse journalnotater har været vedlagt udtalelsen af 29. november 1990.

I skrivelsen af 18. december 1990 til direktoratet klagede De over, at De endnu ikke havde modtaget aktindsigt. Først ved direktoratets skrivelse af 9. januar 1991 modtog De en afgørelse vedrørende Deres anmodning am aktindsigt.

Uanset at Deres klager efter det af direktoratet oplyste efter klagernes indhold blev behandlet i to forskellige kontorer - hvilket skulle have forsinket besvarelsen af Deres anmodning om aktindsigt - tinder jeg det kritisabelt, at Deres anmodning først blev besvaret den 9. januar 1991 og således ikke snarest efter direktoratets modtagelse af journalnotaterne, jf, forvaltningslovens § 16, stk. 2, I. pkt. Jeg har i den forbindelse noteret mig, at det kontor, der i direktoratet modtog udtalelsen af 29. november 1990 og akterne fra afdelingen i (X-by), var bekendt med, at De havde anmodet om aktindsigt, og at dette spørgsmål henhørte under et andet kontor.

Jeg har samtidig hermed gjort Direktoratet for Kriminalforsorgen bekendt med min opfattelse.

... "