En indsat i Statsfængslet i Horsens klagede over Direktoratet for Kriminalforsorgens sagsbehandlingstider i forbindelse med en række konkrete klager. Klagerne var indgivet på forskellige tidspunkter og afgjort ved et samlet brev fra direktoratet.

A der var indsat som afsoner i Statsfængslet i Horsens, klagede over Direktoratet for Kriminalforsorgens sagsbehandlingstid i en række sager.

Sagens nærmere omstændigheder var som følger:

I en tidligere sag skrev jeg den 1. september 1998 blandt andet følgende til A i forbindelse med min undersøgelse af (blandt andet) direktoratets sagsbehandlingstid i forbindelse med tre sager om henholdsvis prøveløsladelse, udgang og psykiatrisk undersøgelse (mit j.nr. 1998-1123-600):

"...

I den foreliggende sag gik der næsten 8 måneder fra Direktoratet for Kriminalforsorgen modtog mit brev af 27. november 1997 vedlagt (A)’s klage til (A) modtog svaret af 20. juli 1998. Jeg er enig med direktoratet i at denne samlede sagsbehandlingstid selv når henses til at spørgsmålet om uvildig psykiatrisk undersøgelse skulle undergives en egentlig realitetsbehandling i direktoratet har været kritisabel.

Særligt vedrørende begæringer om skriftlig begrundelse for en mundtlig afgørelse fremgår det som omtalt af direktoratet af forvaltningslovens § 23, stk. 2, at en sådan begæring skal besvares snarest muligt, og at parten hvis begæringen ikke er besvaret inden 14 dage efter modtagelsen, skal underrettes om grunden hertil og om hvornår begæringen kan forventes besvaret.

Jeg er enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at det er meget kritisabelt at bestemmelsen i forvaltningslovens § 23, stk. 2, ikke er blevet overholdt i forbindelse med behandlingen af sagen.

Af direktoratets udtalelse til mig af 20. juli 1998 fremgår det desuden at direktoratet senest i april 1998 ved besvarelsen af en anden sag konstaterede at den foreliggende sag havde henligget ubesvaret siden modtagelsen af mit brev af 27. november 1997. Jeg kan tilslutte mig det af direktoratet anførte hvorefter direktoratet på daværende tidspunkt burde have underrettet (A) om denne konstatering samt om hvornår (A) kunne forvente svar.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg har noteret mig direktoratets oplysning om at der er taget skridt til at sikre at lignende kritisable forhold ikke finder sted fremover, og jeg foretager mig herefter ikke videre i sagen.

..."

Den 20. oktober 1999 traf Direktoratet for Kriminalforsorgen afgørelse i sager vedrørende A’s klager over henholdsvis 1) afslag på udlevering af effekter i Statsfængslet i Horsens, 2) afgørelser truffet på fællesmøde den. 7. og 8. oktober 1998, 3a) at Statsfængslet i Horsens havde gennemlæst et brev til A fra en medindsat, 3b) en overvagtmesters opførsel under en disciplinærsag hvor A var bisidder, 4) at A blev overført til Arresthuset i Århus og videre til Arresthuset i Kolding og 5) Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandling i forbindelse med A’s ansøgning om udgang til at besøge sin hustru. Direktoratet beklagede indledningsvis endnu en gang den sene besvarelse af A’s henvendelser og den manglende overholdelse af de frister som direktoratet havde oplyst for besvarelse af de enkelte punkter i henvendelserne.

A klagede til mig over direktoratets sagsbehandlingstider i de sager som blev afgjort ved direktoratets afgørelse af 20. oktober 1999.

Jeg bad ved brev af 28. januar 2000 Direktoratet for Kriminalforsorgen om en udtalelse om direktoratets sagsbehandlingstid i forbindelse med afgørelsen af 20. oktober 1999 og om udlån af sagens akter.

Ved brev af 28. februar 2000 oplyste Direktoratet for Kriminalforsorgen over for mig at direktoratet var i færd med at gennemgå sagens akter, og at direktoratet snarest ville vende tilbage.

Den 18. april 2000 rykkede en af mine medarbejdere telefonisk Direktoratet for Kriminalforsorgen for svar i sagen. Direktoratet oplyste at jeg kunne forvente at modtage udtalelsen i løbet af ca. tre uger.

Den 29. maj og den 16. juni 2000 rykkede jeg direktoratet for svar i sagen.

Direktoratet for Kriminalforsorgen fremsendte ved brev af 7. juli 2000 en udtalelse og sagens akter til mig. I udtalelsen anførte direktoratet følgende:

"...

Afgørelsen af 20. oktober 1999 vedrørte 5 punkter:

1. Klage af 14. september 1998 over at Statsfængslet i Horsens meddelte (A) afslag på udlevering af forskellige effekter i forbindelse med overførsel fra Statsfængslet i Nyborg til Statsfængslet i Horsens.

2. (A)’s klage af 8. oktober 1998 over de afgørelser der blev truffet på fællesmødet den 7. og 8. oktober 1998.

3a. (A)’s klage af 29. marts 1999 over at Statsfængslet i Horsens gennemlæste et brev fra (A) til en medindsat.

3b. (A)’s klage af 22. februar 1999 over en overvagtmesters opførsel under en disciplinærsag hvor (A) var bisidder.

4. (A)’s klage af 13. marts 1999 over at han blev overført fra Statsfængslet i Horsens til Arresthuset i Kolding via Arresthuset i Århus.

5. (A)’s klage over Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandling i forbindelse med en ansøgning om udgang til at besøge hustruen.

(A) henvendte sig til direktoratet den 2. juli 1998 idet han anmodede om at direktoratet pålagde Statsfængslet i Horsens enten at udlevere nogle nærmere specificerede effekter eller at erstatte hans tab på kr. 8.000. Direktoratet svarede (A) den 13. juli 1998 at Statsfængslet i Horsens afgjorde denne type sager i 1. instans. Direktoratet kunne ikke ud fra (A)’s brev af 2. juli 1998 konstatere om statsfængslet havde truffet afgørelse og bad derfor Statsfængslet i Horsens om at behandle sagen.

Ved brev af 14. september 1998 henvendte (A) sig atter vedrørende klagen over at han ikke kunne få sine effekter udleveret efter overførslen til Statsfængslet i Horsens. Direktoratet anmodede herefter Statsfængslet i Horsens om en udtalelse og om sagens bilag. Direktoratet skal gøre opmærksom på at (A) i sin klage af 14. september 1998 ud over klagen vedrørende effekterne ligeledes bad direktoratet om at tage stilling til grundlaget for overførslen til Statsfængslet i Horsens, hans løntillæg, flytteudgifter samt klage over direktoratets 2. kontors sagsbehandling. (A)’s klage omfattede således flere emneområder.

Den 2. november 1998 meddelte direktoratet (A) at hans henvendelse fortsat var under behandling. Direktoratet modtog udtalelsen fra Statsfængslet i Horsens den 10. november 1998 og den 17. november 1998 fremsatte (A) bemærkninger til statsfængslets udtalelse vedrørende effekter. Den 27. januar 1999 oplyste direktoratet til (A) at hans klage over at han ikke havde fået sine effekter udleveret fortsat var under behandling i direktoratets 2. kontor og at direktoratet forventede at det ville være muligt at træffe afgørelse i løbet af ca. 1½ måned.

Den 4. marts 1999 oplyste direktoratet overfor (A) at sagen vedrørende effekterne fortsat var under behandling og at der ville gå 2-3 uger mere end anført i brev af 27. januar 1999. Ligeledes oplyste direktoratet den 12. april 1999 at sagen fortsat var under behandling men at direktoratet ville tilstræbe at (A) fik svar i løbet af 4-6 uger.

Direktoratet traf herefter afgørelse den 20 oktober 1999.

Direktoratet skal bekræfte at sagsbehandlingstiden vedrørende udlevering af effekter efter overførsel til Statsfængslet i Horsens har været kritisabel lang og at direktoratet ikke har overholdt forvaltningslovens § 23, jfr. bemærkningerne nedenfor.

Den 8. oktober 1998 anmodede (A) direktoratet om at konkretisere hvilke uregelmæssigheder direktoratet henviste til som grundlag for ikke at tillade (A) udgang. Endvidere ønskede han en redegørelse for hvilke uddannelsesplaner der efter direktoratets opfattelse havde været forsøgt etableret. Endelig anmodede (A) om at hans sagsbehandling blev fjernet fra 2. kontor.

Sagen var herefter til behandling internt i direktoratet, herunder Undervisningskontoret.

(A) klagede herefter til Dem den 8. december 1998 idet han oplyste at han endnu ikke havde fået svar på sin skrivelse af 8. oktober 1998. De oversendte sagen til direktoratet den 7. januar 1999. Direktoratet oplyste herefter den 27. januar 1999 til (A) at de ønskede redegørelser og konkretiseringer fortsat var under behandling internt i direktoratet. Der var på dette tidspunkt yderligere 6 sager under behandling under (A)’s hovedjournalnummer. Den 4. marts 1999 oplyste direktoratet over for (A) at sagen vedrørende konkretiseringer og redegørelser for beslutningen truffet på fællesmødet den 7. og 8. oktober 1998 fortsat var under behandling og at der på grund af sagens omfang formentlig ville gå endnu en måned før (A) kunne få svar.

Den 12. april 1999 meddelte direktoratet (A) at der fortsat ville gå nogen tid før sagen kunne afsluttes idet sagen havde et større omfang og idet direktoratet havde behandlet andre sager og modtaget flere henvendelser fra (A) hvorfor det ikke havde været muligt at afslutte sagsbehandlingen. Ligeledes oplyste direktoratet den 7. juni 1999 (A) om at direktoratet snarest muligt ville vende tilbage til sagen og det forventedes at dette ville kunne ske i løbet af 2 uger. Direktoratet redegjorde herefter den 20. oktober 1999 for de spørgsmål (A) havde rejst i sin klage af 8. oktober 1998.

Om sagsbehandlingstiden må direktoratet med beklagelse konstatere at man på baggrund af de talrige klager og henvendelser fra (A) og omfanget af disse har udskudt besvarelsen af (A)’s brev af 8. oktober 1998. Denne sag kunne og burde have været ekspederet på et tidligere tidspunkt idet der ikke skulle ske yderligere sagsbehandling, jfr. bemærkningerne nedenfor.

Direktoratet modtog den 30. marts 1999 klage af 29. marts 1999 fra (A) over at Statsfængslet i Horsens havde gennemlæst et brev fra (A) til en medindsat. Endvidere klagede (A) over forhørslederens opførsel i forbindelse med et disciplinært forhør hvor (A) var bisidder. Direktoratet anmodede derfor den 30. marts 1999 Statsfængslet i Horsens om at fremsende en udtalelse samt sagens akter. (A) blev ved samme lejlighed oplyst om at sagen var under behandling.

Den 12. april 1999 oplyste direktoratet til (A) at Statsfængslet i Horsens endnu ikke havde fremsendt udtalelse og sagens akter hvorfor der endnu ville gå nogen tid før en afgørelse kunne foreligge.

Den 10. juni 1999 modtog direktoratet statsfængslets udtalelse samt sagens akter. Sagen var herefter til behandling internt i direktoratet hvorefter direktoratet traf afgørelse den 20. oktober 1999.

Direktoratet kan konstatere at der er gået 4 måneder fra direktoratet modtog statsfængslets indstilling og sagens akter til direktoratet traf afgørelse i sagen. Direktoratet er opmærksom på at sagsbehandlingstiden er kritisabel, jfr. bemærkningerne nedenfor.

Den 10. marts 1999 klagede (A) til Dem over at han i sommeren 1998 var blevet overført fra Statsfængslet i Nyborg til Statsfængslet i Horsens.

Endvidere klagede (A) den 13. marts 1999 til direktoratet over at han den 10. marts 1999 var blevet overført til Arresthuset i Kolding via Arresthuset i Århus. Direktoratet anmodede derfor den 23. marts 1999 Statsfængslet i Horsens om en udtalelse samt om sagens akter. (A) blev orienteret herom samme dag.

Den 6. april 1999 anmodede De direktoratet om en udtalelse idet De vedlagde (A)’s brev af 10. marts 1999 så det kunne indgå i direktoratets behandling af (A)’s klage over overførslen til Arresthuset i Århus.

På baggrund heraf oplyste direktoratet til (A) den 12. april 1999 at hans brev af 10. marts 1999 var blevet videresendt til Statsfængslet i Horsens som en del af direktoratets høring af statsfængslet.

Direktoratet modtog udtalelsen fra Statsfængslet i Horsens den 10. juni 1999 og direktoratet traf herefter afgørelse i sagen den 20. oktober 1999.

Direktoratet kan konstatere at der er gået 4 måneder fra direktoratet modtog statsfængslets indstilling og sagens akter til direktoratet traf afgørelse i sagen. Direktoratet er opmærksom på at sagsbehandlingstiden er kritisabel, jfr. bemærkningerne nedenfor.

Den 12. marts 1999 klagede (A) over Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandling i forbindelse med hans ansøgning om udgang til at besøge hustruen under hendes indlæggelse på psykiatrisk afdeling. Direktoratet anmodede den 23. marts 1999 Statsfængslet i Horsens om en udtalelse og sagens akter.

Den 12. april 1999 oplyste direktoratet til (A) at direktoratet endnu ikke havde modtaget en udtalelse fra statsfængslet og at der måtte forventes at ville gå en måned før (A) kunne få svar.

Direktoratet modtog herefter udtalelse fra Statsfængslet i Horsens den 10. juni 1999. På baggrund heraf traf direktoratet den 30. august 1999 afgørelse vedrørende det materielle i udgangsspørgsmålet. Der blev ikke ved den lejlighed taget stilling til selve sagsbehandlingen i Statsfængslet i Horsens i forbindelse med (A)’s første ansøgning om udgang til at besøge hustruen under hendes indlæggelse på psykiatrisk afdeling. Årsagen hertil var at direktoratet var blevet opmærksom på at (A) ikke var blevet partshørt over indstillingen fra Statsfængslet i Horsens af 9. juni 1999 med bilag hvorfor (A) i forbindelse med fremsendelsen af afgørelsen af 30. august 1999 fik en kopi af indstillingen.

Det bemærkes at (A) blev anmodet om at fremsætte eventuelle bemærkninger inden 2 uger samt at den indstilling som (A) blev partshørt over, udover hans klage over statsfængslets sagsbehandling vedrørende hans første udgang til at besøge sin hustru på psykiatrisk afdeling, også omhandlede de ovenfor under punkt 3 og 4 nævnte sager.

(A) fremsendte ikke yderligere bemærkninger i forbindelse med partshøringen og direktoratet afgjorde herefter sagen den 20. oktober 1999.

Direktoratet finder ikke at denne sag kunne have været afgjort meget tidligere når der i øvrigt henses til mængden af sager samt sagernes karakter og omfang.

Om den lange sagsbehandlingstid skal det i øvrigt anføres at (A) ud over de ovenfornævnte klager har haft flere andre klager som har skullet behandles sideløbende i 2. kontor. Dette har medført visse vanskeligheder af såvel journalteknisk som sagsbehandlingsmæssig art.

Endvidere var kontoret i foråret 1999 præget af en stor sagsmængde kombineret med hyppige udskiftninger i sagsbehandlergruppen og personalemangel.

Direktoratet kan oplyse at journaliseringssystemet i (A)’s omfattende sag nu er ændret og at personalesituationen i kontoret har stabiliseret sig. Direktoratet forventer derfor at lignende kritisable forhold ikke fremover vil finde sted og at direktoratet fremover vil kunne overholde forvaltningslovens § 23.

Sagens bilag vedlægges.

(A) har fået kopi af dette brev.

...

Afslutningsvis skal direktoratet stærkt beklage den lange tid der er gået før De modtog udtalelsen.

..."

Ved brev af 16. juli 2000 med bilag fremsatte A sine bemærkninger til Direktoratet for Kriminalforsorgens udtalelse. A anførte blandt andet at direktoratets tilkendegivelse om at direktoratet havde lavet et nyt journaliseringssystem som skulle forhindre at noget tilsvarende skulle ske igen, var nogenlunde det samme som direktoratet anførte i forbindelse med ovennævnte sag, jf. citatet af mit brev af 1. september 1998 ovenfor. A gav endvidere et eksempel på at direktoratet efter A’s opfattelse efterfølgende havde overskredet svarfristerne i Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. juni 1997 vedrørende svarfrister.

"Jeg har gennemgået akterne i de omtalte sager og skal på baggrund heraf og på baggrund af direktoratets udtalelse udtale følgende:

Der er ikke i lovgivningen fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid; spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid overstiger det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt. Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man, ud over den absolutte sagsbehandlingstid og sagens karakter, desuden tage andre forhold i betragtning, herunder omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid på området og de løbende ekspeditioner i sagen mv.

Af Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven fremgår det af punkt 206 og 207 at hvis en forvaltningsmyndighed ikke kan træffe afgørelse i sagen inden for en rimelig tid, bør myndigheden give parten underretning om hvorpå sagen beror, og så vidt muligt oplysning om hvornår myndigheden regner med at kunne træffe afgørelse. Tilsvarende bør myndigheden underrette parten når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt. Justitsministeriet har endvidere udstukket retningslinier for sagsbehandlingsstider i ministeriets cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandling m.v. af 4. juni 1997.

I det omfang en myndighed giver en underretning som nævnt ovenfor ved at angive en mere eller mindre præcis forventet sagsbehandlingstid, bør myndigheden i overensstemmelse med god forvaltningsskik orientere parten hvis sagsbehandlingen trækker længere ud end angivet.

Jeg er enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at sagsbehandlingstiden var kritisabelt lang.

Direktoratet har desuden oplyst at direktoratet ikke har overholdt forvaltningslovens § 23. Jeg har ved min gennemgang af sagen ikke konstateret at De skulle have fremsat begæring over for direktoratet om en skriftlig begrundelse for en afgørelse som De alene havde modtaget mundtligt. Jeg kan på denne baggrund ikke vurdere om direktoratet i forbindelse med denne klage har tilsidesat forvaltningslovens § 23. Jeg har ikke fundet tilstrækkeligt grundlag for at undersøge dette forhold nærmere.

Ved brev af 12. april 1999 oplyste direktoratet over for Dem at direktoratet ville tilstræbe at De fik svar i løbet af fire til seks uger. Direktoratet traf som nævnt afgørelse den 20. oktober 1999, mere end seks måneder senere. Direktoratet overholdt således ikke den forventede sagsbehandlingstid som direktoratet havde oplyst Dem om, og direktoratet orienterede Dem ikke om at sagsbehandlingen ville trække væsentligt længere ud end angivet. Direktoratet beklagede i sin afgørelse af 20. oktober 1999 den sene besvarelse og den manglende overholdelse af de frister som direktoratet havde oplyst for besvarelse af de enkelte punkter i Deres henvendelser. Jeg er enig i at disse forhold er beklagelige.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg er enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at denne sag kunne og burde have været ekspederet på et tidligere tidspunkt.

Ved brev af 4. marts 1999 oplyste direktoratet over for Dem at der formentlig ville gå omkring en måned før De kunne få svar. Den 12. april 1999 meddelte direktoratet Dem at der på grund af sagens omfang formentlig ville gå omkring en måned før De kunne få svar. Direktoratet henviste til at sagen havde et større omfang, og at direktoratet havde behandlet flere sager og modtaget flere henvendelser fra Dem hvorfor det ikke havde været muligt at afslutte sagsbehandlingen. Ved brev af 7. juni 1999 meddelte direktoratet Dem at direktoratet i løbet af ca. to uger ville vende tilbage til sagen. Direktoratet traf som nævnt afgørelse den 20. oktober 1999 og beklagede samtidig sagsbehandlingstiden og den manglende overholdelse af direktoratets egne frister. Jeg er enig i at det er beklageligt at direktoratet også i forbindelse med denne sag (i flere tilfælde) forsømte at overholde den forventede sagsbehandlingstid som direktoratet havde oplyst Dem om, og ikke orienterede Dem om at sagsbehandlingen ville trække væsentligt længere ud end angivet.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg er enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at sagsbehandlingstiden er kritisabel.

Direktoratet meddelte Dem ved brev af 30. marts 1999 at direktoratet forventede at modtage en udtalelse fra Statsfængslet i Horsens om sagen inden tre uger, og oplyste at De herefter ville blive underrettet om hvornår De kunne vente svar. Ved brev af 12. april 1999 oplyste direktoratet at udtalelsen fra statsfængslet endnu ikke var modtaget i direktoratet, og at direktoratet endnu ikke kunne oplyse hvornår sagen kunne forventes afgjort, men at De ville modtage nærmere underretning når direktoratet havde modtaget en udtalelse og sagens akter fra statsfængslet. Direktoratet modtog det nævnte materiale den 10. juni 1999. Direktoratet traf som nævnt afgørelse den 20. oktober 1999 og beklagede sagsbehandlingstiden og den manglende overholdelse af direktoratets egne frister. Jeg er enig i at dette er beklageligt.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg er enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at sagsbehandlingstiden er kritisabel.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg må forstå direktoratets oplysninger således at direktoratet først i forbindelse med affattelsen af den første afgørelse i udgangssagen af 30. august 1999 (vedrørende det indholdsmæssige spørgsmål) blev opmærksom på at De ikke var blevet partshørt over statsfængslets udtalelse af 9. juni 1999. Det er naturligvis uheldigt at De ikke blev partshørt på et tidligere tidspunkt, men jeg har ikke fundet grundlag for at formulere dette som en egentlig kritik.

Direktoratet oplyste Dem ved brev af 12. april 1999 om at direktoratet ikke havde modtaget en udtalelse i sagen fra Statsfængslet i Horsens, og at De måtte forvente at der ville gå en måned før De kunne vente svar. Direktoratet modtog udtalelsen den 10. juni 1999 og traf afgørelse vedrørende det indholdsmæssige spørgsmål i sagen den 30. august 1999. De modtog samtidig hermed statsfængslets udtalelse med henblik på Deres eventuelle bemærkninger inden to uger. De fremkom ikke med bemærkninger. Direktoratet traf afgørelse den 20. oktober 1999 hvorunder direktoratet beklagede sagsbehandlingstiden og den manglende overholdelse af direktoratets egne frister. Jeg er enig i at den manglende overholdelse af direktoratets egne frister er beklagelig.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Den samlede sagsmængde i direktoratets 2. kontor og det forhold at kontoret har lidt af personalemangel og har været præget af udskiftninger i sagsbehandlergruppen, kan naturligvis tilægges en vis betydning for vurderingen af sagsbehandlingstiden. Det forhold at direktoratet samtidig behandlede flere sager vedrørende Dem hvoraf flere efter det oplyste skulle behandles sideløbende, har også betydning for bedømmelsen af om sagsbehandlingstiden har været rimelig.

Uanset dette finder jeg samlet set at direktoratets sagsbehandlingstid har været særdeles kritisabel. Jeg lægger herved vægt dels på direktoratets tilkendegivelser i forbindelse med den ovennævnte sag som jeg tidligere har behandlet, dels på antallet af sager hvori sagsbehandlingstiden har været for lang, og på sagsbehandlingstidernes længde. Desuden tillægger jeg det betydning at direktoratet i flere tilfælde ikke overholdt de frister som direktoratet selv havde stillet Dem i udsigt.

Jeg bemærker at det undertiden kan være mest hensynsfuldt over for en part som har flere samtidigt verserende sager, allerede på et tidligt tidspunkt i sagsbehandlingen at adskille behandlingen af sagerne således at sager som kan afsluttes væsentligt tidligere end andre, ikke unødigt kommer til at afvente andre sager som må forventes at trække længere ud. Det er min opfattelse at en sådan adskillelse havde været mulig for så vidt angår de fem sager som blev afgjort ved direktoratets brev af 20. oktober 1999, og at dette havde været hensigtsmæssigt.

Jeg har gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Direktoratet har oplyst at journaliseringssystemet i Deres omfattende sag nu er ændret, og at personalesituationen har stabiliseret sig. Direktoratet forventer derfor at lignende kritisable forhold ikke fremover vil finde sted.

Blandt det materiale som jeg modtog fra Dem ved brev af 21. februar 2000, var et brev fra direktøren for Direktoratet for Kriminalforsorgen, (D), af 3. januar 2000 hvori han blandt andet skrev følgende:

’...

Direktoratet har tidligere beklaget den meget lange sagsbehandlingstid af Deres sager i direktoratet. Jeg er enig i, at det er meget beklageligt at Deres sager har taget så lang tid i direktoratet, og at De ikke i det påkrævede omfang har modtaget underretning om, hvad den enkelte sag har beroet på, og hvornår et svar kunne forventes at foreligge. Jeg har indskærpet overfor kontoret at de almindelige regler for god sagsbehandling skal overholdes.

...’

Jeg har i dag bedt direktoratet om at oplyse hvilke initiativer direktoratet konkret har taget med henblik på at sikre at De (og andre) ikke i fremtiden skal opleve sagsbehandlingstider og fristoverskridelser som i den foreliggende sag.

Når jeg har modtaget direktoratets svar, vil jeg tage stilling til om det giver mig anledning til at foretage mig yderligere."

Direktoratet for Kriminalforsorgen svarede mig ved brev af 6. oktober 2000. Direktoratet anførte følgende:

"...

Ved skrivelse af 12. september 2000 anmodede De om underretning om, hvilke skridt direktoratet vil tage for at sikre, at der ikke opstår sager hverken for (A) eller for andre, hvor sagsbehandlingstiden bliver så lang som i det aktuelle tilfælde, samt hvordan direktoratet vil sikre sig imod, at der fremover sker fristoverskridelser.

Direktoratets 2. kontor har på grund af den aktuelle sag pr. 5. oktober 2000 indført et nyt restancesystem. Dette indebærer, at alle sager, som er mere end to måneder gamle, vil fremgå af en restanceliste, således at der kan reageres herpå. I modsætning til tidligere er det nye system mere automatiseret og derfor mindre følsomt over for fejlagtige opdateringer.

Herudover er det gamle journalsystem blevet gennemgået, for at sikre, at alle sager faktisk er ført ind i det nye edb-system. Det viste sig, at fire sager ved en beklagelig fejl fortsat alene fandtes i det gamle system, og derfor ikke er blevet opfanget af det hidtil gældende erindringssystem. En af disse fire sager var (A)’s sag. De er nu alle blevet opdateret i edb-systemet og vil derfor blive omfattet af det nye erindringssystem.

For så vidt angår den konkrete sag, som er særdeles omfattende, vil direktoratet sikre en større kontinuitet i sagsbehandlingen og sikre mindre følsomhed over for udskiftning af sagsbehandlere i kontoret, ved at lade al korrespondance vedrørende den pågældende indgå til en chef. Det samme vil være tilfældet for lignende komplekse sager.

..."

Ved brev af 13. november 2000 meddelte jeg Direktoratet for Kriminalforsorgen at jeg tog det oplyste til efterretning, og at jeg ikke foretog mig yderligere i sagen.