Sagsbehandling og
sagsbehandlingstid i
Direktoratet for
Kriminalforsorgen
A, der var indsat som
afsoner i Statsfængslet i
Nyborg, klagede over
Direktoratet for
Kriminalforsorgens
sagsbehandlingstid i
forbindelse med en konkret
henvendelse til
direktoratet. Ved
henvendelsen havde A klaget
over at fængselsledelsen –
efter hans opfattelse –
havde overtrådt en række af
straffuldbyrdelseslovens
bestemmelser i forbindelse
med isolationsfængsling af
de indsatte efter en
hærværksepisode i fængslet i
foråret 2004.
Sagens nærmere
omstændigheder var følgende:
I brev af 23. januar 2005
klagede den indsatte, A, til
ombudsmanden over den tid
der indtil da var medgået
til behandlingen i
Direktoratet for
Kriminalforsorgen af hans
henvendelse dertil af 27.
februar 2004. A henviste til
at direktoratet adskillige
gange havde stillet i udsigt
”at nu var svaret lige på
trapperne”.
Ved gennemgang af sagens
akter kunne det konstateres
at der var sket følgende
ekspeditioner i sagen:
2004
27. februar: A klagede til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen over nogle
forhold i Statsfængslet i
Nyborg som var en følge af
nogle uroligheder i
statsfængslet den 15.
februar 2004. Klagen angik
det forhold at A ikke havde
fået udbetalt
arbejdsvederlag for uge 8 og
9, at A var blevet nægtet
fællesskab siden den 15.
februar 2004, at A var
blevet nægtet gårdtur siden
den 15. februar 2004, at A
siden den 15. februar 2004
var blevet nægtet at handle
hos købmanden, og at A siden
den 15. februar 2004 var
blevet nægtet at få besøg af
sin familie.
3. marts: Direktoratet for
Kriminalforsorgen meddelte A
at direktoratet havde
anmodet Statsfængslet i
Nyborg om en udtalelse. Der
kunne derfor gå ca. 4-6 uger
(1) før han ville få svar.
9. marts: Statsfængslet i
Nyborg afgav udtalelse til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen. A modtog
en genpart af udtalelsen.
10. marts: A afgav sine
bemærkninger til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen til
udtalelsen fra
statsfængslet.
19. marts: X Retshjælp
fremkom i brev til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen med nogle
uddybende bemærkninger til
A’s klage.
24. marts: Direktoratet for
Kriminalforsorgen anmodede
Statsfængslet i Nyborg om en
udtalelse i anledning af
brevet af 19. marts 2004.
Direktoratet underrettede
samtidig X Retshjælp om at
svar kunne forventes om 4-6
uger (2).
6. april: X Retshjælp
klagede til Statsfængslet i
Nyborg over en handling
under gårdtur den 3. april
2004 i Statsfængslet i
Nyborg.
14. april: Direktoratet for
Kriminalforsorgen rykkede
Statsfængslet i Nyborg for
svar på brevet af 24. marts
2004.
28. april: Direktoratet for
Kriminalforsorgen meddelte X
Retshjælp at svar kunne
forventes inden ca. 3-4 uger
(3).
4. maj: A rykkede
direktoratet for svar på
klagen af 27. februar 2004.
24. maj: Direktoratet for
Kriminalforsorgen oplyste X
Retshjælp om at svar kunne
forventes om ca. 3 uger (4).
Direktoratet for
Kriminalforsorgen oplyste A
om at svar kunne forventes
om ca. 3 uger (4).
9. juni: Direktoratet for
Kriminalforsorgen oplyste A
om at svar forventedes om
ca. 2 uger (5).
15. juni: Direktoratet for
Kriminalforsorgen oplyste X
Retshjælp om at svar kunne
forventes om ca. 2 uger (6).
21. juni: Statsfængslet i
Nyborg afgav udtalelse til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen. X
Retshjælp modtog dele af
udtalelsen med henblik på at
retshjælpen kunne fremsætte
bemærkninger inden 7 dage.
6. juli: X Retshjælp klagede
til Direktoratet for
Kriminalforsorgen over
begrænsningen i
partshøringen. Retshjælpen
bemærkede at den frist der
var fastsat af statsfængslet
var ”urimelig kort henset
til Nyborg Statsfængsels
lange sagsbehandlings
periode”.
26. juli: A rykkede
Direktoratet for
Kriminalforsorgen for svar
og henviste til at
direktoratet den 9. juni
2004 havde stillet et svar i
udsigt inden for 2 uger.
2. august: Direktoratet for
Kriminalforsorgen oplyste A
om at han kunne forvente at
modtage svar inden ca. 4-6
uger (7) i sagen om
forholdene i Statsfængslet i
Nyborg, og at A kunne
forvente at modtage svar i
en sag om overførsel og
tilbageholdt udgang inden
4-6 uger.
10. august: Statsfængslet
afgav udtalelse til
direktoratet i sagen om
begrænsning af
partshøringen.
19. august: Direktoratet for
Kriminalforsorgen tog i brev
til X Retshjælp stilling til
klagen over begrænsningen i
partshøringen.
27. august: Direktoratet for
Kriminalforsorgen meddelte X
Retshjælp at svar i sagen
vedrørende forholdene i
Nyborg Statsfængsel kunne
forventes om ca. 3 uger (8).
14. september: Direktoratet
for Kriminalforsorgen
meddelte X Retshjælp at svar
kunne forventes om ca. 4-6
uger (9).
26. oktober: Direktoratet
for Kriminalforsorgen
meddelte X Retshjælp at svar
kunne forventes om ca. 4-6
uger (10).
28. oktober: X Retshjælp
klagede til Direktoratet for
Kriminalforsorgen over den
lange sagsbehandlingstid.
7. december: Direktoratet
for Kriminalforsorgen
meddelte X Retshjælp at svar
kunne forventes om ca. 4-6
uger (11).
30. december: X Retshjælp
klagede til Direktoratet for
Kriminalforsorgen over den
langvarige sagsbehandling.
2005
23. januar: A klagede til
mig over Direktoratet for
Kriminalforsorgens
sagsbehandlingstid.
26. januar: Jeg anmodede
Direktoratet for
Kriminalforsorgen om en
udtalelse i anledning af A’s
klage idet jeg anmodede
direktoratet om udtrykkeligt
at komme ind på fire nærmere
angivne forhold, jf. nærmere
nedenfor.
9. februar: Direktoratet for
Kriminalforsorgen meddelte
mig at jeg kunne forvente at
modtage svar på min
anmodning om en udtalelse
inden 2 uger (12). X
Retshjælp blev orienteret
herom.
14. februar: Direktoratet
for Kriminalforsorgen afgav
udtalelse til mig.
1. marts: Jeg gjorde A
bekendt med udtalelsen af
14. februar 2005.
3. marts: A fremsatte
bemærkninger til udtalelsen.
9. marts: Jeg sendte A’s
bemærkninger til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen til
eventuelle bemærkninger og
orienterede A herom.
11. marts: Direktoratet for
Kriminalforsorgen traf
afgørelse i forhold til X
Retshjælp. Direktoratet
beklagede den meget lange
sagsbehandlingstid.
9. maj: Direktoratet for
Kriminalforsorgen afgav
udtalelse til mig i
anledning af mit brev af 9.
marts 2005 til direktoratet.
I brevet af 26. januar 2005
til Direktoratet for
Kriminalforsorgen hvor jeg
anmodede om en udtalelse i
anledning af A’s klage
anførte jeg bl.a. følgende:
”
1. Det fremgår af sagen
således som den med klagers
bilag er forelagt mig, at
direktoratet den 23. juni
2004 modtog den supplerende
udtalelse fra Statsfængslet
i Nyborg som direktoratet
havde udbedt sig på baggrund
af en uddybende klage i brev
af 19. marts 2004 fra (X)
Retshjælp. På det
foreliggende grundlag synes
sagen siden den 23. juni
2004 udelukkende at have
beroet på direktoratet.
2. Direktoratet har i
talrige tilfælde under
sagens hidtidige forløb
underrettet A (og/eller (X)
Retshjælp) om at
behandlingen af sagen trak
(yderligere) ud – således
også i breve af 24. marts
(4-6 uger), 28. april (3-4
uger), 24. maj (3 uger), 9.
juni (2 uger), 2. august
(4-6 uger), 27. august (3
uger), 14. september (4-6
uger), 26. oktober (4-6
uger) og 7. december 2004
(4-6 uger). Direktoratet har
i enkelte tilfælde også
beklaget dette.
På det foreliggende grundlag
kan der rejses spørgsmål om
hvorvidt de tidsterminer som
direktoratet har angivet i
forhold til A (og/eller (X)
Retshjælp), på de pågældende
tidspunkter har været udtryk
for en realistisk vurdering
af den resterende del af den
samlede sagsbehandlingstid.
3. Jeg beder direktoratet om
at udtale sig om i hvilket
omfang den grund for at
sagens behandling er trukket
ud som direktoratet i de
ovenfor opregnede ni breve
har angivet, på de
pågældende tidspunkter har
haft grundlag i sagens
konkrete forhold. Jeg sigter
hermed bl.a. til at
direktoratet i brev af 28.
april 2004 har oplyst at det
forhold at sagsbehandlingen
trak (yderligere) ud
skyldtes at direktoratet
afventede en udtalelse fra
Statsfængslet i Nyborg. En
tilsvarende oplysning
foreligger ikke i
direktoratets breve af 24.
maj og 9. juni 2004 uanset
at den supplerende udtalelse
fra statsfængslet først blev
modtaget i direktoratet den
23. juni 2004 (jf.
direktoratets brev af 2.
august 2004). Jeg sigter
endvidere (bl.a.) til at
direktoratet i brevene af
24. maj, 9. juni 2004 og 2.
august 2004 har henvist til
’sagens karakter samt
travlhed i direktoratet’,
mens direktoratet i de
efterfølgende breve af 14.
september, 26. oktober og 7.
december 2004 alene har
henvist til ’sagens særlige
karakter’ (direktoratet har
i brev af 27. august 2004
ikke angivet nogen grund).
4. Det fremgår af klagers
bilag at (X) Retshjælp i
brev af 28. oktober 2004 til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen klagede
over direktoratets
’langsommelige
sagsbehandlingstid’. I den
forbindelse anførte
retshjælpen bl.a. følgende:
’Retshjælpen stiller sig
uforstående overfor den
lange sagsbehandlingstid, og
vi ønsker derfor en bedre
begrundelse herfor end en
generel henvisning til
’sagens særlige karakter’.’
Direktoratet har i sit brev
af 7. december 2004 henvist
til direktoratets brev af
26. oktober 2004 hvorved
direktoratet meddelte
retshjælpen at direktoratet
forventede at kunne afslutte
sagen inden for 4 – 6 uger.
Jeg går derfor umiddelbart
ud fra at (X) Retshjælp ikke
har modtaget svar på sin
klage/forespørgsel af 28.
oktober 2004.
”.
Direktoratet for
Kriminalforsorgen anførte i
udtalelse af 14. februar
2005 til mig bl.a. følgende:
”
Justitsministeriet,
Direktoratet for
Kriminalforsorgen har nu
behandlet Deres henvendelse
af 26. januar 2005, hvor De
anmoder om en udtalelse i
anledning af ovennævnte
klage vedrørende den lange
sagsbehandlingstid.
Ombudsmanden har anmodet om,
at direktoratet i sin
besvarelse udtrykkeligt
kommer ind på 4 konkrete
spørgsmål.
Indledningsvis kan
direktoratet oplyse følgende
om sagsforløbet i den
konkrete sag:
Indsatte A klagede den 27.
februar 2004 over
forskellige forhold i
Statsfængslet i Nyborg,
herunder tiltag fra
statsfængslets side som
følge af urolighederne i
statsfængslet den 15.
februar 2004.
Direktoratet sendte
indsattes klage til
udtalelse i Statsfængslet i
Nyborg og modtog den 15.
marts 2004 udtalelsen,
ligesom direktoratet samme
dag modtog indsattes
bemærkninger til udtalelsen.
Den 22. marts 2004 modtog
direktoratet uddybende klage
fra (X) Retshjælp, i
forlængelse af den tidligere
indsendte klage fra
indsatte. Direktoratet
fremsendte den uddybende
klage til Statsfængslet i
Nyborg til udtalelse den 24.
marts 2004.
Den 14. april 2004 erindrede
direktoratet skriftligt
Statsfængslet i Nyborg om
brevet af 24. marts 2004 og
anmodningen om en udtalelse.
Den 28. april 2004 sendte
direktoratet et brev til
indsatte, hvor det blev
oplyst, at sagen fortsat var
under behandling, og at der
ville gå længere tid end
først antaget, før der
forelå en afgørelse, ca. 3-4
uger.
Den 5. maj 2004 modtog
direktoratet en henvendelse
fra indsatte, hvor han
erindrede om sin klage. Ved
brev af 24. maj 2004 blev
indsatte oplyst om, at sagen
fortsat var under
behandling, og at der på
grund af ’sagens karakter og
travlhed i kontoret’
desværre kunne gå længere
tid end beregnet.
Direktoratet oplyste, at man
regnede med, at indsatte
kunne få svar inden 3 uger.
Den 9. juni 2004 blev en
tilsvarende skrivelse sendt
til indsatte og den 15. juni
2004 til (X) Retshjælp, dog
med en frist på 2 uger.
Den 23. juni 2004 modtog
direktoratet en supplerende
udtalelse fra Statsfængslet
i Nyborg. Dele af udtalelsen
var sendt til partshøring og
(X) Retshjælp fik 7 dage til
at fremsætte bemærkninger
direkte over for
direktoratet. Den 6. juli
2004 klagede (X) Retshjælp
over, at der ikke var fuld
aktindsigt.
Den 26. juli 2004 erindrede
A om sin klage over
forholdene i Statsfængslet i
Nyborg. Den 2. august 2004
blev (X) Retshjælp
orienteret om, at sagen
vedrørende aktindsigt og
forholdene i Statsfængslet i
Nyborg fortsat var under
behandling.
Direktoratet oplyste, at der
kunne forventes et svar
inden 4-6 uger, og at
sagsbehandlingstiden
skyldtes ’sagens karakter og
travlhed i direktoratet’.
Den 27. august og den 14.
september 2004 blev der
fremsendt brev til
indsatte(X) Retshjælp,
hvoraf det fremgik, at
klagesagen fortsat var under
behandling, og at svar måtte
påregnes inden for 3 uger.
Den 19. august 2004 blev der
truffet afgørelse vedrørende
klagen om begrænsningen af
aktindsigt.
Den 27. august 2004 blev
indsatte og (X) Retshjælp
igen orienteret om at sagen
fortsat var under
behandling. Der var ikke
anført nogen begrundelse,
men det blev anslået, at der
på daværende tidspunkt kun
ville gå 3 uger før der
forelå en afgørelse.
Lignende breve blev sendt
den 14. september, 26.
oktober og 7. december 2004.
Sidstnævnte skrivelser dog
med længere frister på 4-6
uger og med den begrundelse,
at sagsbehandlingstiden
skyldtes ’sagens særlige
karakter’.
I perioden efter
urolighederne blev blandt
andet spørgsmålet om
udbetaling af
arbejdsvederlag, som var et
gennemgående klagepunkt fra
flere indsatte, drøftet på
et mere generelt plan.
Således blev der udfærdiget
udtalelse fra direktoratets
juridiske kontor den 24. maj
2004. Udtalelsen vedrørte
statsfængslets udtalelse af
9. marts 2004 om blandt
andet forpligtelsen til at
udbetale arbejdsvederlag.
Udtalelsen fra Juridisk
Kontor blev sendt til
udtalelse hos Statsfængslet
i Nyborg. Statsfængslet
afgav herefter en udtalelse
af 29. juni 2004, og denne
gav anledning til, at
Juridisk Kontor igen den 2.
august 2004 afgav endnu en
udtalelse.
Den 7. september 2004 fandt
direktoratet det nødvendigt
at anmode om yderligere
oplysninger fra
Statsfængslet i Nyborg.
Direktoratet modtog herefter
to notater dateret den 5.
oktober 2004. Den 24.
november 2004 udfærdigede
Juridisk Kontor et internt
notat på baggrund af de
indhentede oplysninger fra
Klientkontoret og
Statsfængslet i Nyborg.
Først på dette tidspunkt var
blandt andet jus fastlagt,
og det var muligt at få
igangsat sagsbehandlingen i
alle klagesagerne.
I januar 2005 blev
sagsbehandlingen
tilendebragt. På baggrund af
sagens særlige karakter,
herunder at den vedrører
urolighederne i
Statsfængslet i Nyborg, var
det direktoratets hensigt at
orientere Justitsministeren
om sagen, før alle
afgørelser blev sendt ud.
Direktoratet nåede ikke
dette forud for udskrivning
af valget, og det var derfor
direktoratets beslutning, at
udsendelsen af afgørelserne
måtte afvente valgets
afslutning med henblik på
herefter at orientere
Justitsministeren.
Ad 1.
Folketingets Ombudsmand har
i sin henvendelse af 26.
januar 2004 [2005] blandt
andet anført, at på det
foreliggende grundlag synes
sagen siden den 23. juni
2004 udelukkende at have
beroet på direktoratet.
Under henvisning til
ovennævnte gennemgang af
sagsforløbet, ses sagen
således ikke at have været
klar til afgørelse efter at
direktoratet modtog
udtalelsen fra Statsfængslet
i Nyborg den 23. juni 2004.
Ad. 2.
Folketingets Ombudsmand har
blandt andet anført, at der
på det foreliggende grundlag
kan rejses spørgsmål om,
hvorvidt de tidsterminer som
direktoratet har angivet i
forhold til A (og/eller
retshjælpen), på de
pågældende tidspunkter har
været udtryk for en
realistisk vurdering af den
resterende del af den
samlede sagsbehandlingstid.
Direktoratet finder under
henvisning til gennemgangen
af sagsforløbet, at
vurderingen, som blev
foretaget af den enkelte
sagsbehandler, forekommer
realistisk. Begrundelse
herfor fremgår nedenfor.
I forbindelse med
fremsendelserne af brevene
den 24. marts, 28. april,
24. maj og 9. juni 2004 kan
der have været en
forventning om, indenfor
kortere tid, at modtage den
for afgørelsen nødvendige
udtalelse fra Statsfængslet
i Nyborg.
Da det må have stået klart,
at udtalelsen gav anledning
til (igen) at høre Juridisk
Kontor, blev tidsterminen
atter sat op til 4-6 uger.
Udtalelsen fra Juridisk
Kontor blev udfærdiget den
2. august 2004 og den 27.
august 2004 blev
tidsterminen igen nedsat,
idet der må have været en
forventning om, at det
herefter inden for kortere
tid ville være muligt at
træffe en afgørelse.
Det fremgår ovenfor, at
direktoratet den 7.
september 2004 fandt det
nødvendigt at indhente
yderligere oplysninger. Det
synes derfor ikke at være
urealistisk, at der den 14.
september 2004 blev sendt et
brev, hvor den anslåede
tidstermin igen blev sat op.
Den 26. oktober blev
tidsterminen igen fastsat
til 4-6 uger. Henset til, at
der på daværende tidspunkt
var blevet udfærdiget
notater den 5. oktober 2004
og disse indgik som grundlag
for det notat Juridisk
Kontor udfærdigede den 24.
november 2004, synes
tidsterminen på daværende
tidspunkt at have været
rimelig.
Ved afsendelsen af brevet
den 7. december 2004, hvor
tidsterminen blev anslået
til at være 4-6 uger, var
det muligt at afgøre
sagerne. Det var imidlertid
hensigten at orientere
Justitsministeren før
afsendelse af afgørelserne,
ligesom det var hensigten,
at der skulle afholdes et
møde mellem Statsfængslet i
Nyborg og direktoratet, for
der at orientere nærmere om
de afgørelser, som
direktoratet var kommet frem
til. På baggrund heraf samt
det forhold, at der lå en
ferieperiode indenfor
tidsterminen, synes
vurderingen af tidsterminen
at have været rimelig.
Ad 3.
Ombudsmanden har bedt
direktoratet om at udtale
sig om, i hvilket omfang den
grund for at sagens
behandling er trukket ud,
som direktoratet i de
ovenfor nævnte opregnede ni
breve har angivet, på de
pågældende tidspunkter har
haft grundlag i sagens
konkrete forhold.
Direktoratet finder efter en
gennemgang af sagsforløbet
mv., at begrundelsen for
sagsbehandlingstiden i flere
breve har været for
kortfattet og upræcis,
hvilket beklages.
Ad 4.
Ombudsmanden har, under
henvisning til (X) Retshjælp
brev af 28. oktober 2004 til
direktoratet, anført at man
går ud fra, at (X) Retshjælp
ikke har modtaget svar på
klage/forespørgsel af 28.
oktober 2004.
Dette er direktoratet enig
i. Direktoratet har derfor
ved skrivelse af 8. februar
2005 ganske kort redegjort
for, hvorpå sagen har
beroet, samt hvorpå sagen
fortsat beror.”
Jeg udtalte herefter
følgende:
Ombudsmandens udtalelse
”Fra det tidspunkt da (A)
klagede til Direktoratet for
Kriminalforsorgen den 27.
februar 2004, til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen traf
afgørelse den 11. marts
2005, gik der mere end 1 år.
Direktoratet for
Kriminalforsorgen har i
brevet til (A) af 11. marts
2005 beklaget den meget
lange sagsbehandlingstid. En
tilsvarende beklagelse er
ikke – direkte – indeholdt i
udtalelsen af 14. februar
2005 til mig.
Jeg finder at det er meget
beklageligt at der gik så
lang tid til behandlingen af
sagen som det var tilfældet
(jf. også nærmere nedenfor).
Jeg har samtidig hermed
gjort Direktoratet for
Kriminalforsorgen bekendt
med min opfattelse.
Efter punkt 206 i
Justitsministeriets
vejledning om
forvaltningsloven (i
Retsinformation nr. 11740 af
4. december 1986) bør en
forvaltningsmyndighed hvis
myndigheden som følge af
sagens karakter eller den
almindelige
sagsbehandlingstid for den
pågældende myndighed ikke
kan træffe afgørelse inden
for kortere tid efter sagens
modtagelse, give parten
underretning om hvorpå sagen
beror, og så vidt muligt
oplysning om hvornår
myndigheden regner med at
afgørelsen kan foreligge.
Efter punkt 207 i
vejledningen bør en
myndighed give parten
underretning når
behandlingen af den konkrete
sag på grund af særlige
omstændigheder vil tage
længere tid end sædvanligt.
Rykkerskrivelser fra den der
er part i sagen, og som er
rimeligt begrundet i
sagsbehandlingstiden, bør i
almindelighed besvares med
det samme. Besvarelsen bør
indeholde oplysning om
hvorpå sagen beror, og så
vidt mulig oplysning om
hvornår myndigheden regner
med at afgørelsen kan
foreligge. Dette følger af
vejledningens punkt 208.
Som det fremgår af
oversigten ovenfor af
ekspeditionerne i sagen, har
der i det år som forløb til
behandlingen af sagen været
givet 12 meddelelser fra
Direktoratet for
Kriminalforsorgen om den
forventede resterende
behandlingstid. Alle de
restsagsbehandlingstider der
har været angivet, har været
i få uger.
Det er naturligvis ganske
utilfredsstillende at der
således igen og igen af
direktoratet stilles
restsagsbehandlingstider i
udsigt over for klageren som
direktoratet så ikke
overholder.
Hertil kommer at
direktoratet end ikke
konsekvent har fulgt op på
de tilfælde hvor de lovede
restsagsbehandlingstider
ikke har kunnet overholdes.
Jeg har tidligere udtalt at
en myndighed i de tilfælde
hvor en bebudet
sagsbehandlingstid ikke kan
overholdes, skal gives den
pågældende underretning
herom – ikke først ved
fristens udløb – men
allerede på det tidspunkt da
det må stå klart for
myndigheden at den bebudede
sagsbehandlingstid ikke kan
overholdes.
Den næstsidste meddelelse
(nr. 11) om den (nu)
forventede
restsagsbehandlingstid blev
givet den 7. december 2004
(ca. 4-6 uger) og først den
9. februar 2005, og efter at
(A) havde klaget til mig, og
efter at jeg havde hørt
Direktoratet for
Kriminalforsorgen, gav
direktoratet en ny
meddelelse – den 9. februar
2005 (nr. 12), dvs. næsten 3
uger efter at den angivne
frist i brevet af 7.
december 2004 var udløbet.
Samlet må jeg finde
sagsbehandlingen i den
foreliggende sag meget
kritisabel hvor jeg navnlig
lægger vægt på de gentagne
løfter der ikke er blevet
overholdt.
Jeg har samtidig hermed
gjort Direktoratet for
Kriminalforsorgen bekendt
med min opfattelse.
Fra andre sager som jeg har
behandlet i forhold til
Direktoratet for
Kriminalforsorgen, er jeg
stødt på lignende – dog ikke
helt så grelle tilfælde. Og
også i forhold til
udtalelser som jeg har
anmodet direktoratet om i
konkrete sager, har jeg
måttet konstatere gentagne
tilfælde af løfter om
forventelige
sagsbehandlingstider som
ikke er blevet holdt, men
erstattet af nye
meddelelser.
Jeg har samtidig hermed
henstillet til Direktoratet
for Kriminalforsorgen at
undergive spørgsmålet om
direktoratets
sagsbehandlingstider –
herunder navnlig spørgsmålet
om underretning når sagen
behandling trækker længere
ud end klageren med
rimelighed kan regne med,
samt spørgsmålet om
besvarelse af rykkere (se
herom nedenfor) – en samlet
overvejelse.
Jeg har udbedt mig
underretning om resultatet
af direktoratets
overvejelser, og jeg har
meddelt direktoratet at jeg
gerne bistår direktoratet
med overvejelserne. Endelig
har jeg meddelt direktoratet
at en løsning af spørgsmålet
efter min opfattelse er
påtrængende, og der efter
min opfattelse bør sættes
initiativer – eventuelt
foreløbige – i værk så vidt
muligt omgående.
Specielt om besvarelse af
(A)’s og (X) Retshjælps
rykkere bemærker jeg:
(A) rykkede ved brev af 4.
maj 2004 Direktoratet for
Kriminalforsorgen for svar.
Ved brev af 24. maj 2004 til
(X) Retshjælp oplyste
Direktoratet for
Kriminalforsorgen at svar
kunne forventes at foreligge
om ca. 3 uger (nr. 4).
Meddelelsen blev givet –
ikke til (A) – men til (X)
Retshjælp, og meddelelsen
blev ikke givet snarest
muligt efter (A)’s rykker.
Dette er beklageligt. Jeg
bemærker det forhold –
sagens samlede forløb på det
tidspunkt taget i
betragtning – at der var
angivet en forventet
(rest)sagsbehandling den 28.
april 2004 på 3-4 uger (nr.
3) ikke fritager
Direktoratet for
Kriminalforsorgen for at
besvare (A)’s rykker.
(X) Retshjælp rykkede
Direktoratet for
Kriminalforsorgen for svar
ved brev af 28. oktober
2004.
Først den 7. december 2004
gav Direktoratet for
Kriminalforsorgen en (ny)
meddelelse til (X) Retshjælp
om den forventede
restsagsbehandlingstid.
Dette er ikke snarest
muligt. Jeg har samtidig
hermed meddelt Direktoratet
for Kriminalforsorgen at det
er beklageligt at rykkeren
af 28. oktober 2004 ikke
blev besvaret snarest
muligt. Jeg bemærker at det
forhold – sagens samlede
forløb taget i betragtning –
at der var angivet en
forventet sagsbehandlingstid
den 26. oktober 2004 på ca.
4-6 uger (nr. 10) ikke
fritager direktoratet fra at
besvare rykkeren.
”
Den 1. november 2005 modtog
jeg underretning fra
direktoratet. Heri anførte
direktoratet bl.a. følgende:
”De har den 13. juli 2005
henstillet til direktoratet
for Kriminalforsorgen at
undergive spørgsmålet om
direktoratets
sagsbehandlingstider –
herunder navnlig spørgsmålet
om besvarelse af rykkere –
en samlet overvejelse. De
bad ved samme lejlighed om
underretning om resultatet
af direktoratets
overvejelser.
...
Direktoratet kan oplyse, at
overvejelserne endnu ikke er
fuldt tilendebragt.
Dette skyldes, at det findes
mest hensigtsmæssigt, hvis
Klientkontorets
sagsbehandling – og dermed
ikke blot besvarelse af
rykkere og angivelse af
forventet sagsbehandlingstid
– som helhed underkastes en
nøjere granskning og
revision, så det i større
omfang end nu bliver muligt
blandt andet at inddrage
elektroniske redskaber, som
er blevet implementeret i
Kriminalforsorgen.
Alle standardkoncepter skal
derfor gennemgås og
revideres, og det overvejes
for eksempel at opdele
klagetyperne i 3-4 typer med
forskellige koncepter for
meddelelse af forventet
sagsbehandlingstid.
Ligeledes overvejes det at
lave flere forskellige
standardkoncepter for
underretningsskrivelser med
forskellige ’grader’ af
forklaringer og beklagelser,
ligesom indførelse af
graduerede
underretningsskrivelser
overvejes med henblik på at
få foretaget en nærmere
vurdering af den realistiske
sagsbehandlingstid.
Det kan dog oplyses, at
Klientkontoret allerede i
maj 2005 ændrede
standardkoncepterne, således
at den forventede
sagsbehandlingstid som
minimum blev oplyst at være
6-8 uger mod hidtil 4-6
uger, idet man i
Klientkontoret var opmærksom
på, at der var et stort
antal sager til ekspedition,
hvorfor sagsbehandlingstiden
trak ud.
Efter Deres henstilling den
13. juli 2005 er
Klientkontorets medarbejdere
blev instrueret i, at der
skal foretages en meget nøje
vurdering af hver enkelt
sag, før der overfor
klienten tilkendegives en
estimeret
sagsbehandlingstid, således
at tilkendegivelsen bliver
så realistisk som mulig.
Klientkontoret har derudover
gennemført nogle dage, hvor
husets øvrige sagsbehandlere
deltog i kontorets arbejde
med henblik på at nedbringe
antallet af sager, der var
til ekspedition.
Endvidere gøres der en
indsats for at fastholde
medarbejdere i
Klientkontoret i længere
tid, idet der hidtil har
været en meget stor
personaleudskiftning på
sagsbehandlersiden, et
forhold, som naturligvis har
stor betydning for kontorets
kapacitet og sagsflowet.
Ligeledes vil ledelsessiden
i klientkontoret blive
styrket det næste halve år
blandt andet med henblik på
den ovenfor nævnte
gennemgang af
sagsbehandlingen og
strukturerne i
Klientkontoret, således at
ressourcerne kan blive
anvendt bedst muligt,
herunder skal det vurderes,
om der kan anvendes nye
metoder for
arbejdstilrettelæggelsen,
som for eksempel LEAN
management.
De vil modtage underretning
om resultatet af
overvejelserne, når de er
tilendebragt, hvilket
imidlertid tidligst
forventes at ske efter
årsskiftet, da der
sandsynligvis vil være tale
om grundlæggende ændringer i
sagsgangen, som vil kræve
inddragelse af alle
medarbejdergrupper i
Klientkontoret og bistand
fra andre ressortkontorer.”
Herefter fandt jeg ikke
grundlag for at foretage mig
yderligere i sagen ud over
at afvente den endelige
underretning.