Resumé

Ombudsmanden mente det var særdeles kritisabelt at et statsfængsel var mere end to år og to måneder om at træffe afgørelse i en sag, og at statsfængslet ikke i denne periode holdt klageren underrettet om sagens behandling. Fængslet havde i løbet af de to år og to måneder modtaget fire rykkere fra klageren og adskillige henvendelser og rykkere fra Direktoratet for Kriminalforsorgen.

Henset til den tid som statsfængslet allerede havde brugt på at besvare klagen, mente ombudsmanden endvidere det var meget kritisabelt at der gik næsten syv måneder før fængslet besvarede Direktoratet for Kriminalforsorgens anmodning om en udtalelse i anledning af en klage.

Ombudsmanden var endvidere enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at den samlede sagsbehandlingstid i direktoratet var beklagelig.

Ombudsmanden bemærkede at en række af de frister som direktoratet havde tilkendegivet over for klageren, forekom noget automatiserede idet de ved en efterfølgende kontrol med udgangspunkt i sagens omstændigheder ikke fremstod som realistiske. Ombudsmanden mente dog ikke der var grundlag for at formulere en egentlig kritik heraf.

Ombudsmanden udtalte sig endelig om en myndigheds mulighed for at træffe afgørelse i en sag uden at afvente den indklagede myndigheds udtalelse. (J.nr. 2003-0324- 600).

 

Sagsbehandlingstid

 

 

Det fremgik af sagen at A ved brev af 24. april 2000 klagede til Statsfængslet i Horsens. Klagen angik en visitation som havde fundet sted dagen før i forbindelse med påskegudstjenesten i statsfængslets kirke.

A henvendte sig ved brev af 31. juli 2001 til en retshjælp. A oplyste at han fortsat var uden svar på sin klage. A oplyste videre at den daværende præst i fængslet havde modtaget en undskyldning, og at viceinspektøren på et talsmandsmøde den 14. juni 2001 havde lovet at minde inspektøren om sagen.

Ved brev af 8. august 2001 rykkede retshjælpen på vegne af A statsfængslet for svar på klagen.

Ved breve af 3. og 12. september 2001 samt 21. januar 2002 rykkede retshjælpen på ny statsfængslet for svar.

Ved brev af 6. februar 2002 klagede retshjælpen til Justitsministeriet, Direktoratet for Kriminalforsorgen over statsfængslets sagsbehandlingstid.

Direktoratet for Kriminalforsorgen bekræftede modtagelsen af retshjælpens klage ved brev af 11. februar 2002. Direktoratet oplyste at direktoratet havde bedt Statsfængslet i Horsens om en udtalelse og om sagens bilag. Direktoratet oplyste at der ville gå 4-6 uger inden retshjælpen fik svar.

Direktoratet oplyste ved brev af 20. marts 2002 at der desværre ville gå længere tid end beregnet. Direktoratet oplyste at direktoratet regnede med at retshjælpen ville få svar inden ca. 3 uger.

Ved telefonsamtale den 23. april 2002 oplyste direktoratet over for retshjælpen at der ville blive truffet afgørelse hurtigst muligt.

Retshjælpen rykkede direktoratet for svar ved brev af 13. juni 2002.

 

Den 26. juni 2002 fremsendte Direktoratet for Kriminalforsorgen Statsfængslet i Horsens’ udaterede udtalelse til retshjælpen. I udtalelsen, som delvis var formuleret som et svar på A’s klage af 24. april 2000, anførte fængslet følgende om sagsbehandlingstiden:

”

Det skal meget beklages, at besvarelsen af henvendelsen først finder sted nu. Det skyldes bl.a. at det skriftlige materiale, som den øverst ansvarlige tjenstgørende den pågældende dag, koordinerende overvagtmester ( ), havde udfærdiget har været bortkommet og trods ihærdig efterforskning er det først kommet til veje i kopi i torsdags.

”

Retshjælpen fremsendte ved brev af 18. juli 2002 med bilag bemærkninger til statsfængslets udtalelse. Det fremgik blandt andet at A ønskede at indgive særskilt klage over at det skriftlige materiale havde været bortkommet i over to år. A imødeså en nærmere redegørelse for hvordan noget sådant kunne lade sig gøre, samt om der var taget skridt fra inspektørens side til at det ikke kunne gentage sig. A fandt endvidere ikke at statsfængslet havde godtgjort at visitationen var berettiget.

Ved brev af 13. august 2002 meddelte Direktoratet for Kriminalforsorgen retshjælpen at direktoratet på baggrund af de fremsendte kommentarer havde anmodet statsfængslet om en supplerende udtalelse. Direktoratet oplyste at der ville gå 4-6 uger inden retshjælpen fik svar.

Ved brev af 26. september 2002 oplyste direktoratet retshjælpen om at der ville gå længere tid end beregnet, og at der ville gå (yderligere) ca. 3 uger inden retshjælpen fik svar.

Ved brev af 11. oktober 2002 oplyste direktoratet retshjælpen om at der ville gå længere tid end beregnet, og at der ville gå (yderligere) ca. 3 uger inden retshjælpen fik svar.

Ved brev af 29. oktober 2002 oplyste direktoratet retshjælpen om at der ville gå længere tid end beregnet, og at der ville gå (yderligere) ca. 3 uger inden retshjælpen fik svar.

Ved telefonsamtale den 4. december 2002 oplyste direktoratet over for retshjælpen at der ville blive truffet afgørelse inden ca. 14 dage.

Ved telefonsamtale den 16. december 2002 oplyste direktoratet over for retshjælpen at der ville blive truffet afgørelse hurtigst muligt.

Ved telefonsamtale den 13. januar 2003 oplyste direktoratet over for retshjælpen at direktoratet ventede på en udtalelse fra statsfængslet, og at der ville blive truffet afgørelse hurtigst muligt.

Ved telefonsamtale den 20. januar 2003 oplyste direktoratet over for retshjælpen at direktoratet ventede på en udtalelse fra statsfængslet, og at der ville blive truffet afgørelse hurtigst muligt.

Ved brev af 27. januar 2003 klagede retshjælpen til mig over Direktoratet for Kriminalforsorgens og Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandlingstid. Retshjælpen anførte blandt andet at statsfængslet nu havde haft sagen under behandling i 2 år og 9 måneder, og at direktoratet havde haft klagesagen under behandling i et år. Retshjælpen henviste blandt andet til at A og andre vidner nu enten var løsladt eller flyttet til andre afsoningsforhold. Retshjælpen henviste endvidere til at det efter retshjælpens opfattelse overskred grænserne for god forvaltningsskik at være et år om at behandle en klage over sagsbehandlingstid.

Ved brev af 4. februar 2003 bad jeg Justitsministeriet, Direktoratet for Kriminalforsorgen om en udtalelse i anledning af klagen. Jeg bad om at direktoratet forinden indhentede en udtalelse fra Statsfængslet i Horsens. Jeg bad desuden om udlån af sagens akter og om datolister over de foretagne ekspeditioner (i statsfængslet og i direktoratet) med angivelse af i hvilket omfang klageren havde modtaget underretning i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, pkt. 206 og 207.

Ved brev af 11. februar 2003 oplyste direktoratet retshjælpen om at der ville gå længere tid end beregnet, og at der ville gå (yderligere) ca. 2 uger inden retshjælpen fik svar.

Statsfængslet i Horsens afgav udtalelse til direktoratet om sagen den 24. februar 2003.

Ved brev af 26. februar 2003 fremsendte Direktoratet for Kriminalforsorgen en afgørelse i sagen til retshjælpen.

 

Den 28. februar 2003 fremsendte direktoratet en udtalelse til mig samt sagens bilag og en datoliste. Direktoratet udtalte følgende:

”

Af vedlagte udtalelse fra statsfængslet af 24. februar 2003 fremgår at statsfængslets sagsbehandling af klagen frem til juni måned 2002, hvor statsfængslets redegørelse blev afgivet til direktoratet, bestod i at forsøge at finde frem til det skriftlige grundlag for den gennemførte visitation og at materialet blev fundet torsdag den 20. juni 2002. Statsfængslet beklager meget stærkt at dette forhold ikke blev meddelt til klageren og direktoratet.

Om sagsbehandlingstiden efter at statsfængslet havde modtaget direktoratets brev af 24. juli 2002 med anmodning om en supplerende udtalelse oplyser statsfængslet i sin udtalelse at sagen har beroet hos fængselsinspektøren som alene er ansvarlig for den meget sene besvarelse af direktoratets brev. Statsfængslet anfører om årsagen hertil et ualmindeligt stort arbejdspres med afklaring af spørgsmålet vedrørende gennemførelse af statsfængslets resultatkontrakt, herunder strukturændring, overvejelser om fængslets økonomi samt styring af denne i henseende til et stort antal udstationeringer med deraf følgende personaleunderskud samt omlægninger i tjenesten for at få statsfængslets timestyring og økonomistyring til at gå op. Endvidere henviser statsfængslet til deltagelse i arbejde vedrørende etablering af det nye statsfængsel ved Horsens. Statsfængslet beklager meget dybt den meget lange sagsbehandlingstid.

 

Vedrørende sagsbehandlingstiden

Direktoratet finder at det er meget kritisabelt at statsfængslet har anvendt så lang tid på sagens behandling.

Dette har direktoratet meddelt retshjælpen i direktoratets afgørelse af klagesagen af 26. februar 2003 ligesom direktoratet har påtalt dette over for statsfængslet ved brev af samme dato.

Direktoratet har i ovennævnte afgørelse af 26. februar 2003 over for retshjælpen beklaget direktoratets lange svartid.

 

Vedrørende statsfængslets underretning af klageren

Af sagen fremgår at der kan udarbejdes følgende datoliste for de ekspeditioner som statsfængslet har foretaget:

Ved brev modtaget i direktoratet den 25. juni 2002 fremsender statsfængslet sin udtalelse til klagen.

Ved brev af 24. februar 2003 fremsender statsfængslet sin supplerende udtalelse til klagen.

Det fremgår således af sagen at statsfængslet ikke har underrettet klageren i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven punkt 206 og 207, om underretning af den der er part i sagen, når sagsbehandlingstiden trækker ud.

Direktoratet finder at det er meget kritisabelt at statsfængslet ikke har besvaret klagerens breve samt underrettet klageren om hvorpå sagen beroede.

Dette har direktoratet meddelt retshjælpen i direktoratets afgørelse af 26. februar 2003 ligesom direktoratet har påtalt dette over for statsfængslet ved brev af samme dato.

 

Vedrørende direktoratets underretning af klageren

Der vedlægges datoliste over de ekspeditioner som direktoratet har foretaget.

Af datolisten fremgår at direktoratet desværre ikke fuldt ud har underrettet klageren i overensstemmelse med Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven punkt 206 og 207, om underretning af den der er part i sagen, når sagsbehandlingstiden trækker ud.

Direktoratet beklager dybt at klageren ikke fuldt ud har modtaget en sådan underretning.

”

Retshjælpen modtog kopi af direktoratets udtalelse af 28. februar 2003 og fremsatte ikke bemærkninger hertil.

I brev af 10. oktober 2003 til retshjælpen udtalte jeg bl.a. følgende:

 

Ombudsmanden s udtalelse

”Min undersøgelse i sagen angår sagsbehandlingstiden ved henholdsvis Statsfængslet i Horsens og Justitsministeriet, Direktoratet for Kriminalforsorgen. Jeg har i min undersøgelse inddraget andre sagsbehandlingsspørgsmål som har betydning for vurderingen af sagsbehandlingstiden.

Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om myndighedernes sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndigheds sagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man ud over den absolutte sagsbehandlingstid tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.

Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven indeholder i pkt. 206-208 regler om god forvaltningsskik. Punkterne har denne ordlyd:

’206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.’

Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandling frem til fængslets udtalelse fra juni 2002

Fra det tidspunkt hvor (A) klagede til Statsfængslet i Horsens, og til retshjælpen på hans vegne modtog svar på klagen (i form af statsfængslets udtalelse til direktoratet), forløb mere end to år og to måneder.

Af de akter som jeg har modtaget, fremgår at det forsvundne skriftlige materiale består i en rapport på 24 linjer med en overvagtmesters beskrivelse af det passerede i forbindelse med visitationen den 23. april 2000. Sagen indeholder ikke oplysninger om at rapporten har været forsøgt rekonstrueret, herunder f.eks. ved henvendelse til den pågældende overvagtmester.

Ud over en efterforskning ses således ikke at være foretaget nogen form for sagsbehandling i statsfængslet i løbet af de mere end to år og to måneder. Dette til trods for fire rykkere fra retshjælpen og adskillige henvendelser og rykkere fra Direktoratet for Kriminalforsorgen. Statsfængslet orienterede således først ved sin udaterede udtalelse fra juni 2002 direktoratet om årsagen til at statsfængslet ikke havde svaret. Retshjælpen blev herefter indirekte orienteret via (og alene på grund af) direktoratets partshøring over udtalelsen. Statsfængslet har meget stærkt beklaget dette forhold.

Statsfængslets svar forelå først efter at fængslet havde modtaget et brev fra direktøren for Direktoratet for Kriminalforsorgen.

Det er efter min opfattelse særdeles kritisabelt at statsfængslet var mere end to år og to måneder om at træffe afgørelse i sagen, og at statsfængslet ikke i denne periode holdt (A) og retshjælpen underrettet om sagens behandling, herunder foranlediget af fire rykkere fra retshjælpen og adskillige henvendelser og rykkere fra direktoratet. Jeg har herunder også lagt vægt på at der ikke efter det oplyste har været foretaget noget forsøg på at rekonstruere de oplysninger som var bortkommet, hvilket efter min umiddelbare vurdering havde kunnet lade sig gøre.

Jeg har samtidig hermed gjort statsfængslet bekendt med min opfattelse.

 

Da min undersøgelse i sagen som nævnt alene angår sagsbehandlingstiden (og hertil knyttede spørgsmål), har jeg ikke ved min undersøgelse taget stilling til spørgsmål vedrørende afgørelsens meddelelse, partshøring, klagevejledning mv. Jeg har overvejet af egen drift at undersøge disse spørgsmål, men har ikke fundet fuldt tilstrækkeligt grundlag herfor.

Statsfængslet i Horsens’ sagsbehandling fra den 24. juli 2002 og frem til fængslets udtalelse af 24. februar 2003

Direktoratet for Kriminalforsorgen bad ved brev af 24. juli 2002 statsfængslet om en supplerende udtalelse foranlediget af retshjælpens brev af 18. juli 2002 med bilag. Jeg går ud fra at statsfængslet modtog anmodningen den 25. juli 2002. Direktoratet rykkede adskillige gange statsfængslet for svar. Statsfængslet afgav udtalelse til direktoratet ved brev af 24. februar 2003. På dette tidspunkt havde jeg indledt min undersøgelse af sagsbehandlingstiden.

Statsfængslet har meget dybt beklaget den lange sagsbehandlingstid og har henvist til at fængselsinspektøren alene er ansvarlig for den meget sene besvarelse af direktoratets brev. Statsfængslet har forklaret sagsbehandlingstiden med et ualmindeligt stort arbejdspres.

Det tilkommer naturligvis enhver forvaltningsmyndighed inden for de givne rammer at foretage en prioritering af de opgaver myndigheden skal varetage. Prioriteringen må imidlertid ikke medføre at sagsbehandlingstiden for nedprioriterede sager overskrider hvad der under hensyn til sagens karakter kan anses for rimeligt.

Henset til den tid som statsfængslet allerede havde brugt på at besvare (A)’s klage, jf. ovenfor, finder jeg det meget kritisabelt at der forløb næsten syv måneder fra direktoratets anmodning blev modtaget i fængslet, til statsfængslet afgav sin udtalelse.

Jeg har samtidig hermed gjort statsfængslet bekendt med min opfattelse.

Justitsministeriet, Direktoratet for Kriminalforsorgens sagsbehandling mv.

Fra det tidspunkt hvor retshjælpen klagede til Justitsministeriet, Direktoratet for Kriminalforsorgen over det manglende svar fra statsfængslet, og til retshjælpen modtog endeligt svar fra direktoratet, forløb mere end et år. Mere end syv måneder heraf forløb efter at direktoratet havde modtaget alle oplysninger i sagen for at kunne træffe en afgørelse vedrørende sagsbehandlingstiden som den første klage angik.

Det kan undertiden være mest hensynsfuldt over for en part som har flere samtidigt verserende sager, allerede på et tidligt tidspunkt i sagsbehandlingen at adskille behandlingen af sagerne således at sager som kan afsluttes væsentligt tidligere end andre, ikke unødigt kommer til at afvente andre sager som må forventes at trække ud i længere tid. Det er dog min opfattelse at en sådan adskillelse ikke ville have været naturlig og hensigtsmæssig i dette tilfælde.

Jeg er imidlertid enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at den samlede sagsbehandlingstid i direktoratet er beklagelig.

Jeg har samtidig hermed gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

 

Jeg er endvidere enig med Direktoratet for Kriminalforsorgen i at det er beklageligt at direktoratet – trods forsøg herpå – i flere tilfælde ikke overholdt de frister som direktoratet selv havde stillet retshjælpen i udsigt, og således ikke overholdt punkt 206 og 207 i ovennævnte vejledning.

Jeg har samtidig hermed gjort direktoratet bekendt med min opfattelse.

Jeg bemærker desuden at en række af de frister som direktoratet fastsatte for sagens afslutning, forekommer noget automatiserede idet de ved en efterfølgende kontrol ikke fremstår som fastsat realistisk og med udgangspunkt i sagens omstændigheder. Jeg har dog ikke fundet grundlag for at formulere en egentlig kritik heraf.

Retshjælpen har i klagen af 27. januar 2003 henvist til ’muligheden for at træffe en afgørelse med bevismæssig skadevirkning for myndigheden der vægrer sig ved at udtale sig’.

Direktoratet for Kriminalforsorgen var efter min opfattelse ikke berettiget til at træffe en afgørelse i sagen uden at afvente statsfængslets udtalelse. Jeg henviser til official- eller undersøgelsesprincippet som gælder i den offentlige forvaltning, og som indebærer at forvaltningen har ansvaret for at de fornødne oplysninger til afgørelse af en foreliggende sag er tilvejebragt. Jeg henviser desuden til Kaj Larsen mfl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 453, hvor det bl.a. med henvisning til Folketingets Ombudsmands beretning for 1991, s. 207*, anføres at:

’

Hvis en myndighed der høres, uberettiget nægter at medvirke ved sagens oplysning, bør den undersøgende myndighed efter omstændighederne forfølge spørgsmålet og ikke uden videre træffe afgørelse på det foreliggende grundlag.

’

 

Jeg bemærker at synspunktet så meget desto mere må gælde i tilfælde hvor myndigheden ikke har nægtet at medvirke, men blot er længe om at svare.

Hertil kommer at sagen blandt andet drejede sig om den rette forståelse af statsfængslets afgørelse og hvad statsfængslet havde foretaget sig for at sikre sig mod at sagsakter forsvandt fremover, samt at sagen i øvrigt omfattede statsfængslets vurderinger af faktiske forhold i fængslet. Disse spørgsmål kunne efter min opfattelse ikke belyses tilstrækkeligt uden et svar fra statsfængslet.

Jeg har endelig overvejet om direktoratet burde have rykket statsfængslet mere alvorligt og/eller energisk end det var tilfældet. Jeg har dog ikke fundet grundlag for at kritisere direktoratets sagsbehandling på dette punkt. Jeg har herunder lagt vægt på at direktoratet i mere end 10 tilfælde har rykkt statsfængslet telefonisk eller skriftligt, herunder i tre tilfælde direkte ved direktoratets direktør.”

 

NOTER: (*) FOB 1991, s. 207.

Afgørelsen som Krims Retshjælp modtog den fra Folketingets Ombudsmand